Theo đó, công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 như sau:
* Về công tác Văn thư:
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức đối với cán bộ, công chức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ như:
+ Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn thư nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho công chức, viên chức đối với công tác văn thư ở các ngành, các cấp;
+ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
+ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
+ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
+ Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại các cơ quan, đơn vị, địa phương, thực hiện nghiêm Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
+ Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 06 tháng 4 năm 2020 của UBND tỉnh về tăng cường chấn chỉnh chỉ đạo công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long, đến các cơ quan, đơn vị tổ chức thuộc phạm vi quản lý thông qua phương tiện thông tin đại chúng, Cổng thông tin điện tử tỉnh, trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị, tổ chức, các buổi hội nghị tập huấn, triển khai sơ kết, tổng;
+ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về việc Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức
+ Quyết định số 2067/QĐ-UBND ngày 08/9/2023 của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Long ban hành Quy chế gửi nhận, xử lý, lập hồ sơ công việc và lưu trữ văn bản điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long;
- Thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của UBND tỉnh để quản lý, khai thác, xử lý văn bản điện tử đi, đến, trình ký, phê duyệt văn bản, chỉ đạo, điều hành công việc, trong nội bộ cơ quan, đơn vị và gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan trong và ngoài tỉnh thông qua ứng dụng trên môi trường mạng;
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu thực hiện đúng theo quy định;
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ;
- Bố trí phòng lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06 tháng 3 năm 2018 của Bộ Nội vụ.
* Về Công tác Lưu trữ:
- Tiếp tục thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn tỉnh phù hợp với cơ cấu, tổ chức bộ máy, với nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử; đồng thời, trang bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật đảm bảo ứng dụng vận hành hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đảm bảo các quy trình nghiệp vụ tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử.
- Tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn và thủ tục quy định; đồng thời có kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
- Bố trí phòng, kho lưu trữ tài liệu cơ quan để đảm bảo an toàn, lâu dài tài liệu có giá trị, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng.
- Thường xuyên kiểm tra định kỳ hồ sơ, tài liệu, vệ sinh kho, tài liệu; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, côn trùng tại kho lưu trữ.
- Hoàn thiện hệ thống sổ sách, dữ liệu lưu trữ trên máy tính đảm bảo khoa học, thuận lợi trong khai thác, sử dụng tài liệu;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định;
- Thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ (Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh bảo đảm hồ sơ điện tử được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bảo vệ bí mật nhà nước), thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.
Võ Thanh Dũng